Payroll Verification 2019

Während unseres Einsatzes am nationalen Sportevent erhielten wir die Info, dass die Finanzdirektorin des Ministeriums für Bildung die 3 im Managementbereich tätigen Interteamler (Christina, Nicola und mich) via unsere regionalen Direktoren angefordert hat, das Head Office bei der Organisation der diesjährigen Payroll Verification zu unterstützen. Bei dieser Überprüfung geht es hauptsächlich darum, vor Ort zu überprüfen, ob die auf der Lohnliste stehenden knapp 40000 Personen im Bildungsbereich tatsächlich in ihren Dienststellen tätig sind. Auslöser dieser jährlichen Überprüfung waren Betrugsfälle, sogenannte Ghost Teacher, auf der Lohnliste stehende Personen, die in Tat und Wahrheit gar nicht unterrichteten. Da die Qualität der letztjährigen Überprüfung mangelhaft war, kam nun die Anfrage vom Head Office an uns Interteamler für Unterstützung bei der Organisation dieser nationalen Aktion. Während unseres dreitägigen Einsatzes bereiteten Christina und ich (Nicola konnte aus gesundheitlichen Gründen leider nicht mittun) erstmal die elektronischen Daten sämtlicher Mitarbeiter auf. Erste Herausforderung war, die redundanten Daten aus den über 145000 Datensätzen zu eleminieren. Anschließend zogen wir mit der Funktion „Blitzvorschau“ das Geburtsdatum aus der 14-stelligen Personalnummer heraus. Mittels S-Verweis fügten wir den jeweiligen Circuit (Schulkreisen) hinzu. Dies zur Erleichterung der Tourenplanung in den Regionen. Mit einem Dropdown-Menu mit sämtlichen möglichen Abwesenheitsgründen, inklusive der Begleitdokumente, die die Prüfer für die jeweilige Abwesenheit beschaffen mussten vereinfachten wir die nötigenErfasdungsarbeiten im Feld. Besonders ins Auge gestochen ist mir dabei die Abwesenheit „Abscondend“ was bedeutet, dass diese Person seit mehr als 30 Tagen ohne Begründung nicht mehr am Arbeitsplatz erschienen ist. Vor dieser Frist darf gemäss namibischem Recht der Lohn nicht gestoppt werden. Im weiteren erstellten wir eine Powerpoint Präsentation für die Schulung der Prüfer, eine Vorlage für die „Tourenplanung“ in den Bezirken, die Unterschriftsbögen in A3 Format (über 1400 Seiten) und eine Vorlage für das nationale Reporting an das Bildungsministerium nach Abschluss der Aktion. Da die Trainings bereits in der ersten Woche Juni stattfinden sollen und anschliessend gleich die landesweite Überprüfung, waren wir etwas unter Zeitdruck aber wir schafften es „just in time“.

Management Team

Zurück in Rundu freute ich mich erstmal über unseren Garten. Der hat sich während unserer dreiwöchigen Abwesenheit dank unseren zwei Watchmen Magnus und Muronga prächtig weiterentwickelt.

die Zucchini wachsen prächtig
erste Ernte

In der Auffahrtswoche war in unserer Kreditorenbuchhaltung das Sage Pastell Training angesagt. Diese Buchhaltungssoftware wird ab diesem Jahr im ganzen Bildungsministerium eingeführt. Unsere Region ist eine der Pilotregionen. Für die Schulung sind zwei Kollegen aus einer anderen Region angereist, die bereits mit der neuen Version arbeiten. Leider war die Schulung nicht besonders effizient. Erst musste die Software auf allen PC’s installiert werden, was schon mal einen Tag in Anspruch nahm. Dann waren nicht immer alle Auszubildenden verfügbar und der Feiertag war natürlich auch arbeitsfrei. So blieben effektiv nur knapp zwei Tage für eine echte Schulung. Auch eine schriftliche Anleitung gibt es zur Zeit noch nicht. Da bleibt also noch einiges zu tun.

Abschlussfoto nach dem Pastell-Training

Letzte Woche ging es darum, die Payroll Verification in unserer Region zu organisieren. Da die Person, die für die Schulung in den Kavango-Regionen Ost und West vorgesehen war keinen Flug mehr buchen konnte, wurden Christina und ich angefragt, ob wir diese Aufgabe jeweils für unsere Region zusammen mit unseren Chief Accountants übernehmen könnten. Nebst der Vorbereitungs der Schulung ging es aber auch darum, die Personen für die 2-er Teams auszuwählen, eine Tourenplanung und eine Kostenschätzung der Spesen zu erstellen. Da die Schulen teilweise weit entfernt von Rundu sind, einige richtig abgelegen im Busch und nur schwer erreichbar, werden verschiedene Teams abends nicht nach Hause zurückkehren können. Solche Übungen sind beim Personal begehrt, da die ausbezahlten Spesen in der Regel nicht voll beansprucht werden müssen und so ein kleiner Zustupf ins Haushaltsbudget zustande kommt. Es brauchte dann etwas Überzeugungskraft, dass die Teams, die weniger Schulen zu prüfen haben, nicht zwingend die vollen 10 Tage unterwegs sein müssen. Am abschliessenden Training war das dann glücklicherweise kein Thema mehr. Die wenigen Fragen der Teilnehmer konnten wir zur Zufriedenheit aller beantworten. Aber damit war die Arbeit noch nicht getan. Die grösste Herausforderung war, für alle Teams ein fahrtüchtiges Fahrzeug und einen Laptop aufzutreiben.

Am Montag waren Pandu und ich mit dem Team „Rundu Circuit“ unterwegs. In diesem Circuit sind über ein Drittel des gesamten Personal beschäftigt. Die Anzahl der Schüler beträgt ca 50 %. So sind Klassengrößen von 50 Schülern in Rundu keine Seltenheit. Einige Schulen haben bis 2000 Schüler und entsprechend auch viele Lehrpersonen. Hier zeigte sich, dass sehr viel von den Schulleitern (Prinicipal) abhängt. Bei der ersten Schule hatte die Schulleiterin alles tiptop vorbereitet, alle Angestellten hatten die Ausweise dabei und auch die nötigen Dokumente (Arztzeugnisse, Ferienformulare usw) waren vorhanden. Dies war dann leider nicht bei allen Schulen so.

Das Prüfer-Team zusammen mit der Principal von Andreas Kandijmi Primary School

Am Dienstag war die Präsentation unseres „get a picture“ an der Reihe. Rahel und ich durften unserer Direktion und den Landesverantwortlichen von Interteam unsere Eindrücke der ersten 4 Monate in Rundu präsentieren und Vorschläge für mögliche Arbeitsfelder in den nächsten zweieinhalb Jahren machen. Unsere Vorschläge wurden sehr wohlwollenden angenommen und fliessen nun im Sinne einer Zielvereinbarung in unsere Stellenbeschriebe ein.

Am Mittwoch gings weiter mit der Payroll Verification. Pandu sollte mich um 6 Uhr abholen. Pandu war auch da, nur leider habe ich (und auch Rahel) sowohl dein Wecker als auch seinen Telefonanruf nicht gehört. Mit einer kleinen Verspätung machten wir uns aber doch noch auf den Weg. Am Mittwoch besuchten wir 8 Schulen in Ndiyona Circuit. Zu Mittag gab es ein traditionelles Gericht, Pap (Hirsebrei) mit Mutete (eine Spinatart) und etwas Geissenfleisch bei der Mutter von Susana, einer der Prüferin des Ndiyona Cicuits. Am Donnerstag besuchten wir 3 Schulen im Inland. Inland bedeutet abseits der Teer- bzw. Schotterstrassen. Eine Sandpiste führte uns immer weiter weg von der Teersstrasse. Nur die Stromleitung deutete darauf hin, dass hier doch noch etwas kommen sollte. Nach ca 20 km und 50 Minuten Fahrzeit tauchte tatsächlich eine Schule auf. Häuser hatten wir bis dahin keine gesehen. An dieser Schule unterrichtet 6 Lehrer. Die Schüler kommen von weit her, meist in Gruppen zu Fuss. Ein paar wenige „Priveligierte“ reiten auf Eseln zur Schule. Viele tragen auf dem nach Hauseweg einen vollen Kanister Wasser mit, da sie zu Hause kein Wasser haben. Die Schüler kommen in der Regel gerne zur Schule, da es für sie eine schöne Abwechslung zum Alltag ist. Mädchen müssen sonst den Müttern helfen, Brennholz zu beschaffen, Knaben den Vätern bei Vieh hüten. Auch bekommen die Schüler in den Schulen täglich eine warme Mahlzeit. NSFP = national school feeding program, nennt sich diese Aktion. Die Regierung finanziert den Mais für die Schulen, der von Freiwilligen täglich zu Pap verarbeitet und den Schülern abgegeben wird. Eine tolle Sache, die es vielen Kindern ermöglicht, wenigstens einmal täglich eine warme Mahlzeit einzunehmen. Nach weiteren 3 Stunden auf Sandpisten und der Überprüfung von 2 Minischulen im Busch, die wir nur Dank der Hilfe eines 7. Klässlers gefunden haben, erreichten wir gut durchgeschüttelt wieder die Teerstraße. Nächste Woche werden wir die Überprüfung abschliessen und anschließend mithelfen, den Abschlussbericht zu erstellen. Bin schon sehr gespannt darauf.

Gertrud bei der Zubereitung des Mahango-Paps
Schüler wärmen sich an der Morgensonne auf
fröhlicher Empfang
Etwas Spass muss sein..
Buschtrommeln anstatt Pausenglocke?
Shamburu P.S: ein Lehrer, 15 Schüler und ein Esel mitten im Busch

4 Gedanken zu „Payroll Verification 2019“

  1. Hoi Armin, danke für den tollen Blog und die schönen Foti. So wissen wir doch wie deine erste Verfication Woche verlaufen ist. Lieber Gruss Martin & Iris

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